Membangun Knowledge Management di Kantor / IntraNet

Salah satu hal yang paling sukar dalam mengelola operasi sebuah institusi / kantor adalah mengelola pengetahuan yang dibutuhkan dalam menjalankan fungsi kantor tersebut agar tetap kompetitif. Objektif dalam membangun knowledge management (KM) berbeda sama sekali dengan membangun Sistem Informasi Manajemen (SIM).

Sistem Informasi Manajemen (SIM) lebih ditujukan untuk membuat operasi perusahaan menjadi lebih effisien dan transparan termasuk memudahkan proses audit. Software open source yang dapat digunakan untuk SIM jenis ini yang termasuk baik adalah Compiere yang dapat di ambil di www.sourceforge.net secara gratis. Compiere berbasis Java dan beroperasi menggunakan database Oracle. Oracle untuk sekala kecil dapat pula di ambil gratis di situs oracle.com.

Salah seorang ahli Compiere di Indonesia adalah kelompok Java User Group yang di pimpin oleh Frans Thamura yang dapat di monitor diskusinya di jug-indonesia@yahoogroups.com.

Berbeda dengan SIM yang lebih mengarahkan pada effisiensi, pembangunan KM lebih di arahkan agar pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat di kelola dengan baik agar personil di perusahaan tetap kompetitif dan dapat mendukung perusahaan tersebut agar tetap dapat berkompetisi dalam melayani pelanggan / customer anda.

Bayangkan sebuah skenario yang sering terjadi, umumnya pengetahuan / keahlian / skill yang dibutuhkan dalam perusahaan berada pada para teknisi atau engineer yang melakukan pekerjaan sehari-hari melayani pelanggannya. Proses update pengetahuan dari teknisi baru sering kali dilakukan melalui berbagai proses training, workshop dll. Yang menjadi masalah, semua pengetahuan dan pengalaman yang ada akhir tetap terpendam bersama si teknisi atau engineer tersebut. Pengetahuan jenis ini adalah pengetahuan jenis tacit knowledge yang ada di dalam otak si teknisi / engineer.

Tentunya akan lebih mudah jika semua pengetahuan yang ada di kepala teknisi / engineer tersebut telah tertulis dalam bentuk manual atau howto. Yang perlu dilakukan adalah menyusun manual atau howto menurut kategori yang dapat kita tentukan. Kategori-kategori tersebut biasanya dapat di ketahui / di pelajari melalui ilmu kepustakaan.

Software yang dapat membantu proses manajemen dokumen yang mengarah kepada knowledge management dapat di ambil dari www.sourceforge.net secara gratis. Beberapa software management dokumen & manajemen pengetahuan tersebut adalah knowledgeTree, Owl dan greenstone. Diantara tiga-nya yang paling kompleks barangkali greenstone yang merupakan software digital library. Sementara yang saya lihat lumayan bagus atau relatif sederhana adalah knowledgeTree.

Software knowledge management ini umumnya dapat di akses menggunakan Web. Sementara KnowledgeTree hanya membutuhkan sebuah Web server biasa yang dilengkapi kemampuan PHP dan database server di belakangnya. Kita biasanya menggunakan database server MySQL. Semua hal tersebut dapat di peroleh juga anda menginstalasi Linux sebagai sistem operasi server anda.

Yang menjadi masalah besar adalah menangkap tacit knowledge yang ada di kepala para teknisi maupun engineer atau para pakar yang bekerja di perusahaan / corporate. Biasanya para teknisi atau engineer tersebut sudah sangat sibuk untuk dapat meluangkan waktunya menulis buku mengenai teknik-teknik yang dia kuasai. Teknik transfer pengetahuan tacit yang paling sederhana adalah menggunakan cara “ngobrol” atau diskusi. Masalahnya jika “ngobrol” tersebut di lakukan secara konvensional di kantin atau di ruang rapat, kemungkinan ilmu yang di obrolkan akan hilang begitu saja dan kita harus sering mengadakan forum-forum ngobrol ini.

Cara yang paling sederhana untuk mengatasi masalah hilangnya pengetahuan hasil ngobrol tersebut adalah memberikan sebuah forum diskusi yang terasip yang dapat diakses di kemudian hari. Contoh forum diskusi online yang paling sederhana adalah mailing list, bagi anda yang kesulitan untuk membangun sendiri server mailing list tentunya dapat saja menggunakan jasa gratisan dari http://groups.yahoo.com. 

Bagi anda yang rela untuk bersusah payah sedikit sebenarnya membuat mailing list server tidak terlalu sukar. Software mailing list yang bagus dan biasanya ada di distribusi Linux Fedora Core 5 adalah mailman. Dengan menggunakan mailman, maka mail server yang kita gunakan dapat dengan mudah mengakomodasi jasa mailing list dan mengarsip semua diskusinya untuk kemudian hari digunakan dalam proses analisa dan sintesa yang diperlukan untuk menulis pengetahuan menjadi sebuah dokumen manual atau howto.

Mailman digunakan pada awal operasional mailing list server groups.or.id. Saat ini mailing list server groups.or.id mengunakan software ezmlm yang lebih baik lagi tapi lebih kompleks cara instalasinya.

Mudah-mudahan dengan sedikit pengetahuan ini kita dapat mengarahkan dengan baik pembangunan infrastruktur manajemen pengetahuan yang ada di corporate supaya tetap dapat menjaga tingkat kompetitif corporate tersebut.

Jaringan Sosial di Internet

Sebuah jasa jaringan sosial di Internet akan memfokuskan dari untuk membangun komunitas (manusia) secara online untuk berbagai kesukaan, hobby, dan aktifitas. Kebanyakan jasa jaringan sosial berbasis Web dan memberikan berbagai cara untuk pengguna berinteraksi, mulai dari e-mail hingga Internet Messaging.

Jaringan sosial telah membuat cara baru yang sangat dahsyat untuk berkomunikasi dan berbagi informasi. Situs jaringan sosial digunakan oleh jutaan manusia, dan sekarang tampaknya jaringan sosial akan menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari banyak orang.  Tipe utama jasa jaringan sosial biasanya berupa daftar / direktori yang berbasis pada kategori, misalnya, alumni sebuah sekolah, atau teman sekelas, sebagai cara untuk tetap berhubungan antar teman, atau sebuah sistem rekomendasi yang dihubungkan berdasarkan kepercayaan (trust). Metoda yang populer menggabungkan ke dua tipe jaringan ini. Jaringan sosial yang banyak digunakan di Amerika Serikat adalah MySpace dan Facebook. Di Eropa lebih banyak digunakan MySpace, Facebook dan Hi5. Sementara di Amerika Selatan dan Amerika Tengah lebih banyak menggunakan Orkut dan Hi4. Di Asia dan Pasifik lebih banyak menggunakan Friendster, Orkut dan Cyworld.

Sekarang ini semakin banyak para peneliti dan akademisi yang mulai mempelajari jaringan sosial, seperti, Facebook, terutama untuk melihat dampak yang akan terjadi pada masyarakat. Beberapa isu yang banyak di teliti adalah,

• Kepribadian
• Privasi
• e-learning
• Kapital sosial.
• Penggunaan untuk remaja.

Industri Usaha Sekitar Internet

Dengan semakin marak-nya pengguna Internet di dunia maupun di Indonesia maka semakin menarik untuk berusaha dari rumah menggunakan Internet. Mudah-mudahan tulisan ini dapat menjadi memberikan sedikit pencerahan bagi teman-teman yang ingin berusaha di rumah menggunakan Internet.

Usaha di Infrastruktur Internet

• Usaha yang paling sederhana yang telah berkembang sejak akhir abad ke 20 adalah Warung Internet (WARNET).
• Dengan semakin murahnya peralatan WiFi, maupun temuan seperti Wajanbolic tampaknya pada hari ini usaha membangun RT/RT-net menjadi semakin marak. Investasi sebuah client RT/RW-net dapat di tekan sekitar Rp. 350.000 / client menjadikan sangat feasible bagi sebagian besar orang untuk berpartisipasi dalam memperoleh akses Internet murah. Referensi teknologi dapat di lihat di http://opensource.telkomspeedy.com/wiki/index.php/Teknologi_RT/RW-net. Khusus untuk antenna Wajanbolic e-goen bisa di lihat di http://opensource.telkomspeedy.com/wiki/index.php/Wajanbolic_e-goen.
• Bagi mereka yang mempunyai jiwa “geek” akan dapat memasuki dunia yang lebih tangguh yaitu menginstalasi peralatan telepon menggunakan Internet atau lebih sering di kenal sebagai VoIP. Teknologi VoIP saat ini menjadi primadona terutama di perusahaan-perusahaan, apartemen, perkantoran untuk membangun PABX mereka maupun jaringan telepon ke kantor cabang. Referensi teknologi VoIP dapat di baca di http://opensource.telkomspeedy.com/wiki/index.php/Internet_Telepon
• Pada hari ini, cukup banyak perusahaan di Indonesia yang mulai memproduksi sendiri peralatan Internet Wireless, Mikrotik, VoIP, Antenna. Beberapa diantara-nya adalah http://www.ufoakses.co.id, http://www.mikrotik.co.id, http://www.itmn.co.id, http://www.simantap.com 

Aplikasi pembantu Usaha Kecil Menengah (UKM)

• Salah satu yang membuat pusing kepala di usaha kecil menengah adalah mencari software yang siap pakai untuk accounting, point of sale, marketing, e-mail, agenda bersama, project manajemen, sukur-sukur dapat menjalankan fungsi yang kompleks seperti HR (Human Resource), ERP (Enterprise Resource Planning). Pada hari ini kita tidak perlu terlalu pusing karena sudah ada Distro Linux berbasis Ubuntu dengan nama SMEOnffLine yang sudah mencakup berbagai server yang di sebut di atas untuk keperluan Usaha Kecil Menengah / Small Medium Enterprise (SME). Distro SMEOnffLine dapat di ambil gratis di http://sourceforge.telkomspeedy.com/projects/smeonffline/
• Bagi usaha kecil menengah terutama yang bergerak di bidang teknologi informasi dapat juga bekerjasama dengan SiMANTAP untuk menjual procuknya secara online. Situs SIMANTAP dapat di akses di http://www.simantap.com.
• Teknik yang paling sederhana untuk berjualan di Internet adalah aktif di forum diskusi. Salah satu yang paling menarik di Indonesia adalah aktif di situs http://www.kaskus.us atau tepatnya di bagian forum jual beli http://www.kaskus.us/forumdisplay.php?f=25. Dari keterangan Andrew Kaskus, pengalaman salah satu penjual yang aktif di kaskus ada yang dapat memutarkan uang Rp. 100 juta / minggu dari menjual kamera di Kaskus. Tentunya agar usaha anda langgeng, jangan pernah melakukan penipuan – karena sekali anda menipu akan susah di percaya oleh teman-teman selanjutnya.
• Situs lain yang tidak kalah menarik untuk melakukan jual beli adalah http://www.bekas.com yang meliputi banyak barang. Mulai dari biro jasa, fashion, kesehatan, pertanian dan masih banyak lagi. Yang mungkin menarik untuk di simak dari informasi administrator bekas.com adalah pengakses situs bekas.com ternyata sebagian besar dari rumah 42%, dari kantor 33%, dari WARNET 21% dan dari HotSpot hanya 4%.
• Teknik yang amat sangat sederhana sekali untuk berusaha di Internet adalah menggunakan Facebook untuk berdagang di Interent. Salah satu contoh yang menarik adalah Mba Nita istri dari Mas Wendi beliau saat ini aktif membantu PDE Kota Pekalongan. Melalui Facebook-nya beliau dapat menjual pakaian batik dengan pemasukan sampai Rp. 2 juta-an / bulan. Tekniknya sangat sederhana saja menggunakan fasilitas Wall untuk memberitahukan teman-teman jika ada barang yang baru. Tentu-nya kita harus menjaga kepercayaan pelanggan untuk dapat sukses di bisnis seperti ini, jangan pernah menipu dan memberikan barang berkualitas rendah karena akan mematikan usaha kita di kemudian hari.

Usaha Industri Kreatif / Multimedia / Software House.

• Dunia Internet tentunya tidak berhenti sampai di menjual barang saja. Salah satu yang menarik untuk di simak terutama di tahun-tahun mendatang adalah permintaan untuk produk kreatif apakah itu berbentuk film, animasi, bahkan mungkin orderan dari Holiwood untuk subkontrak bagian dari film kartun mereka. Salah satu contoh industri animasi yang cukup konsisten di Indonesia adalah http://www.maingamestudio.com yang di motori oleh Andi dan Marlin. Mereka juga bermitra / berteman dengan teman-teman animator 3D yang menggunakan Blender yang berlokasi di Batam yang banyak mengerjakan pekerjaan animasi untuk studio film animasi di Holiwood Amerika Serikat.
• Studio Game Online Indonesia yang tidak kalah gigih adalah AGATE Studio http://www.agatestudio.com yang di pimpin oleh teman-teman seperti Arief Widhiyasa. AGATE Studio termasuk salah satu pembuat game paling aktif di Indonesia.
• Game online lain yang juga akan mewarnai Republik Indonesia adalah Nusantara Online. Informasi tentang Nusantara Online (NUSOL) dapat di lihat di http://www.nusantara-online.com. Ide dasar Game Nusantara Online adalah membuat game berbasis sejarah kerajaan-kerajaan di Indonesia, seperti, Majapahit, Mataram dll. Game ini masih dalam proses pembuatan, di harapkan bisa digunakan tidak lama lagi.
• Kabar gembira bagi para peminat animasi 3D di Indonesia. Temen-temen di Kantor Menteri Negara Riset dan Teknologi (RISTEK) tampaknya akan mendukung / mendorong supaya tumbuh animasi 3D di Indonesia menggunakan Blender. Ada baiknya bagi mereka yang suka dengan industri kreatif terutama animasi untuk bergabung dengan teman-teman animator Blender dapat dilihat daftarnya di Daftar Komunitas Blender Indonesia di blenderindonesia.org atau tepatnya http://blenderindonesia.org/wiki/index.php/Wiki_Blender_Indonesia:Portal_komunitas.
• Bagi teman-teman yang lebih suka untuk berkiprah / berkarya dengan menulis software. Akan lebih dahsyat hasilnya jika menggunakan bahasa pemrogramman Java. Pada saat ini teman-teman programmer Java sedang menikmati kehidupan yang sangat enak dengan gaji sekitar Rp. 8 juta / bulan. Komunitas Java programmer biasanya berkumpul di mailing list jug-indonesia@yahoogroups.com. Salah satu Yayasan yang sangat aktif dapat mengembangkan Java adalah Meruvian http://www.meruvian.org.
• Tentunya semua yang di jelaskan di atas lumayan berat bagi sebagian besar orang Indonesia karena membutuhkan skill dan kemampuan organisasi yang tinggi. Bagi anda yang masih baru dan ingin masuk pertama kali ke dunia industri kreatif mungkin yang paling menarik adalah dunia fotografi. Salah satu panutan dunia fotografi di Indonesia adalah Fotografer.Net http://www.fotografer.net/ - kita bisa banyak belajar dari teman lain dari situs fotografer.net tersebut.

Beberapa Tips Ber-Facebook

Icon Facebook

Hal yang tampaknya penting untuk kita ketahui dari Facebook, yaitu:

• Facebook sangat berhati-hati dalam mengawasi perilaku penggunanya. Jika ada pengguna yang macam-macam maka Facebook tidak segan-segan untuk menutup account anda di Facebook.
• Jika sampai account kita di banned / ditutup oleh Facebook, anda biasanya akan kesulitan untuk membuka-nya kembali.

Beberapa hal yang penting yang perlu dilakukan agar kehidupan kita di Facebook menjadi nyaman.

• Jangan berusaha untuk mempunyai banyak teman! - kesalahan fatal bagi banyak pengguna Facebook pemula adalah berusaha mempunyai banyak sekali teman. Akhirnya secara sembarangan meng-add sebanyak mungkin orang agar menjadi teman. Bagi anda yang suka ngobrol pasti akan tahu, lebih enak ngobrol dengan banyak orang yang kenal satu lama lain, daripada ngobrol dengan banyak orang yang tidak kenal satu sama lain. Banyak teman tidak menjamin tempat anda menjadi enak, lebih enak kalau mempunyai sekelompok teman yang saling kenal satu sama lain.
• Fokus pada kualitas pertemanan bukan kuantitas teman. Sejalan dengan saran di atas, sebaiknya kita memfokuskan FB untuk kualitas interaksi dengan teman-teman bukan mencari jumlah teman yang banyak. Teman banyak, tapi tidak dapat bercanda, tidak kenal secara mendalam, semua akan menjadikan pertemanan menjadi hambar.
• Bertemanlah dengan orang yang benar-benar anda kenal. Anda berada di dunia Cyber yang kita tidak tahu hati orang lain. Sebaiknya berteman dengan orang yang benar-benar kita kenal saja. Jangan meng-approve semua permintaan teman tanpa kita kenali orangnya. Ada beberapa orang di Facebook yang memang hanya ingin mengeksploitasi keberadaan kita di FB. Contoh yang paling sederhana adalah untuk iklan barang, Multi Level Marketing dll.
• Jangan pernah melakukan spamming / menyampah. Hati-hati dengan perilaku Spammer, Facebook sangat memonitor perilaku ini. Facebook juga tidak segan-segan untuk memblokir account seseorang yang berperilaku Spammer. Contoh perilaku Spammer, kita mengirimkan sebuah berita yang sama ke banyak teman sekaligus. Software Facebook akan mendeteksi hal ini, dan biasanya awalnya akan memberikan peringatan. Jika kita tetap melakukan hal tersebut, maka Facebook tidak segan-segan memblokir account kita. Sialnya – ucapan terima kasih yang sama ke banyak teman yang mengucapkan selamat ulang tahun akan di anggap Spam. Jangan membalas ucapan terima kasih ke satu-satu teman, ini akan di deteksi sebagai Spam oleh Facebook.
• Jangan memposting foto / gambar / tulisan yang tidak senonoh. Facebook mempunyai fasilitas untuk melaporkan (reporting). Jika ada orang yang tidak suka akan gambar / foto / tulisan yang kita buat, maka si pembaca akan dapat mengklik fasilitas Report dan melaporkan tentang gambar / foto / tulisan yang kita buat tersebut ke Facebook – bukan mustahil tanpa di adili terlebih dulu, Facebook akan memblokir account kita di Facebook.
• Tulisan di Wall / di Dinding akan di baca oleh banyak orang. Jangan pernah menulis hal-hal yang sifatnya pribadi di Wall karena orang banyak akan dapat membacanya. Jika kita ingin mengirimkan tulisan yang sifatnya pribadi ke seseorang, gunakan fasilitas message seperti e-mail supaya hanya orang yang dituju saja yang membacanya.
• Status & Notes yang di sukai orang banyak. Image kita akan terbangun oleh status & tulisan Notes yang kita buat. Fungsi status & Notes lebih banyak untuk memberitahukan kepada khalayak / teman / fans akan apa yang sedang kita lakukan atau kita pikirkan. Ada baiknya membuat status yang bersifat “berita” yang menarik bagi banyak orang, semakin tinggi nilai beritanya maka semakin baik status tersebut. Tentu akan beda tanggap status “Gw lagi BT” dengan status “Indonesia akan lebih baik jika KPK dikuatkan secara hukum mengatasi badai yang sedang berlalu” atau “Sedang bertanding mewakili sekolah di Olimpiade Matematika”. Status kita akan dibaca oleh banyak sekali orang, mereka bahkan akan memberikan komentar pada status tersebut. Semakin baik Status maka semakin banyak orang yang memilih “Like” dan memberikan komentar pada status tersebut.